KOBİ'lerin (Küçük ve orta büyüklükteki işletmeler), afetlere karşı hazırlıklı olmak için önceden plan yapmaları oldukça önemlidir. Özellikle deprem riski yüksek olan ve sıkça orman yangını gibi doğal afetlerin yaşandığı ülkemizde, maddi zararları hafifletmek için afetlere karşı hazırlanmak iyi bir yöntemdir. Afet hazırlık kontrol listeleri, işletmelerin doğal afetler, yangınlar, teknolojik arızalar gibi durumlarda iş sürekliliğini sağlamak ve çalışanların güvenliğini korumak için önemli bir araçtır.
Bir KOBİ için afet hazırlık kontrol listesi, önleyici tedbirler, acil durum iletişim planları, acil durum ekipmanları, kaynakları ve iş sürekliliği planlarını içermelidir. Bu kontrol listesi eğer mümkünse şirket içinde kurulacak bir afet koordinatörleri ve planlama ekibi tarafından periyodik olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. İşletme sahipleri ve çalışanları, acil durum prosedürlerini anlamalı ve gereken eğitimleri almalıdırlar. Afet koordinasyonu üzerine uzmanlaşmış dış danışmanlardan faydalanmak da yapılabilecek önlemlerden biridir.
Afet Hazırlık Kontrol Listeleri
Bir afet kontrol listesinde acil durumlarda kullanılabilecek temel bilgiler yer almalıdır. En sık ihtiyaç duyulabilecek bilgilere örnek olarak aşağıdaki liste alınabilir:
1. **Acil İletişim Bilgileri:** Çalışanların acil durumlarda ulaşabileceği kişilerin iletişim bilgileri (itfaiye, ambulans, polis, işletme sahibi veya yöneticiler gibi) acil durum planı dokümanlarında, kolayca görülebilecek panolarda, çalışanlara verilen afet eğitim materyallerinde ve dijital ortamlarda yer almalıdır. Çalışanların birbirleriyle iletişim kurabileceği alternatif iletişim kanalları da bu dokümanlarda listelenmelidir.
2. **Acil Durum Depolama Alanları:** Yangın tüpleri, duman detektörleri gibi ekipmanların yerleri belirtilmeli ve çalışanlar bu ekipmanların nasıl kullanılacağı konusunda eğitilmelidir. Eğer mümkünse tatbikatlarla bu bilgiler pekiştirilmelidir. Deprem durumunda kullanılacak acil durum ekipmanlarının veya ilk yardım malzemelerinin depolanacağı güvenli alanlar belirlenmeli ve bu alanlara erişim planlanmalıdır.
3. **Acil Kaçış Planları:** İş yerindeki acil kaçış yolları ve toplanma noktaları gösterilmeli ve çalışanlara bu planlarla ilgili eğitim verilmelidir. Çalışanlara, deprem gibi afet anlarında neler yapmaları gerektiği konusunda eğitim verilmeli ve alınacak güvenli önlemler açıklanmalıdır. Eğer mümkünse tatbikatlarla bu bilgiler pekiştirilmelidir.
4. **İş Sürekliliği için Yedekleme ve Veri Kurtarma Yöntemleri:** Önemli veriler yedeklenerek veri kaybını en aza indirecek planlar oluşturulmalıdır. Veriler dijital ortamlarda yedeklenebilir veya fiziksel kopyaları ayrı yerlerde saklanabilir. Verilerin farklı ortamlarda bulunması, afet anında verinin kaybolma riskini düşürür.
5. **Sigorta Bilgileri:** İşletmenin sahip olduğu sigorta poliçeleri, sigorta şirketi ile iletişim bilgileri ve poliçelerin kapsamı gibi bilgiler hazır ve erişilebilir bir alanda bulundurulmalıdır. Deprem riski yüksek olan ülkemizde işletme sahipleri, işletmelerinin deprem riskine karşı ne kadar koruma sağladığını değerlendirmeli ve gerekiyorsa özel bir deprem sigortası yaptırmalıdır. Konutlara zorunlu olan DASK sigortası işletmeler için zorunlu değildir, ancak işletmeler kendileri insiyatif almalılardır.
6. **Afet Sonrası Toparlanma Stratejileri:** İşletmenin afet sonrası normal iş süreçlerine dönmesini sağlamak için atılacak adımlar ve bu sürecin nasıl yönetileceği belirtilmelidir. İşletme yöneticileri, şirketlerinin mevcut fiziksel şartlarını ve çalışma koşullarını da göz önünde bulundurarak çalışanları bu stratejileri hazırlamalılardır. Belirlenen strateji şirket genelinde eğitimlerle çalışanlara bildirilmelidir. Prosedürler hazırlanarak çalışanların kolayca ulaşabileceği yerlerde bulunmalıdır.
7. **Deprem Riski Değerlendirmesi:** İşletme binalarının yapısal dayanıklılığı değerlendirilmeli ve gerekli ise yapısal iyileştirme veya güçlendirme çalışmaları yapılmalıdır. Devletin sağladığı bilgilendirme raporları düzenli takip edilmeli, yardım ve hibeler ile deprem riskine sahip binalar depreme dayanıklı hale getirilmelidir.
Afet yönetiminde dijitalleşmenin yararları
Dijitalleşme, afet hazırlık kontrol listesine entegre edildiğinde işletmelerin afetlerden etkilenme riskini azaltabilir ve iş sürekliliğini sağlamak için önemli bir rol oynar. İşletmeler aşağıdaki adımları uygulayarak risklere karşı kendilerini korumaya bir adım daha yaklaşırlar:
1. **Dijital Veri Yedeklemesi ve Depolama:** İşletmenin önemli verileri düzenli aralıklarla dijital ortamlarda yedeklenmeli ve güvenli bulut tabanlı depolama sistemleri kullanılmalıdır. Bu, veri kaybını en aza indirerek sürekliliğini sağlar.
2. **Uzaktan Erişim ve Çalışma Sistemleri:** Dijitalleşme, çalışanların uzaktan erişim sağlayabileceği sistemleri içerir. Acil durumlarda çalışanların evden veya başka bir yerden işlerini devam ettirebilmeleri için gerekli altyapı ve planların oluşturulması gerekir.
3. **Dijital İletişim Kanalları:** Acil durumlarda iletişimi sürdürmek için çeşitli dijital iletişim kanalları belirlenmeli ve çalışanlar bu kanalların nasıl kullanılacağı konusunda eğitilmelidir. (örneğin, anlık mesajlaşma uygulamaları, e-posta grupları vs.).
4. **Dijital Acil Durum Bildirimleri ve Uyarı Sistemleri:** İşletmeler, acil durumların hızlı bir şekilde tespit edilmesi ve çalışanlara anında bildirim yapılması için dijital uyarı ve bildirim sistemleri kullanmalıdır.
5. **Dijital İş Sürekliliği Planları:** İşletmeler, dijital platformlarda iş sürekliliği planlarını depolamalı ve kolay erişilebilir olmalarını sağlamalıdır. Bu planlar, afet durumunda işletmenin operasyonlarını sürdürebilmesi için gerekli adımları içermelidir.
Afetler öngörülemeyebilir ancak hazırlıklı olmak ve afet sonrası toparlanma sürecini en aza indirmek mümkündür. Bu nedenle, her KOBİ'nin afet hazırlık kontrol listesini düzenli olarak gözden geçirmesi ve güncellemesi önem taşır. Bu planlar, işletmelerin afetlerin etkilerini en aza indirgeyerek daha hızlı bir şekilde toparlanmasına ve normal iş süreçlerine dönmesine yardımcı olabilir.
**Yukarıdaki listede iletilen planlar bunlarla sınırlı olmamak üzere en sık ihtiyaç duyulan temel hususlardır.